Functie: HOOFD DOCUMENTAIRE INFORMATIEVERZORGING (DIV)

Voor de afdeling Documentaire Informatie Verzorging is de Bank op zoek naar een Hoofd DIV. 

De sectie Agenda en sectie Archief zult u als Hoofd DIV aansturen als teammanager Documentaire Informatieverzorging.

Wilt u zich inzetten voor de toekomstbestendige doorontwikkeling van de DIV in lijn met de verdere digitalisering van fysieke documenten d.m.v. automatisering? Kunt u de organisatie hierin mee laten ontwikkelen met oog voor onze medewerkers? Dan is dit de functie voor u.

Afdeling DIV

De afdeling DIV staat voor meer dan enkel postregistratie en archivering. Het wordt steeds belangrijker om tijdens de behandeling van zaken alle relevante informatie en documenten ter beschikking te hebben. Daar waar voorheen sprake was van een documentgeoriënteerde manier van werken spreken wij tegenwoordig van een procesgeoriënteerde manier van werken, ofwel het zaakgericht werken.

De rol van DIV hierin is belangrijker dan veelal wordt gedacht. Zaakgericht/procesgericht werken kent geen ander doel dan te voldoen aan in- en externe informatiebehoeften, toegankelijkheid van informatie te waarborgen, gestructureerd werken en verantwoording en afleggen van rekenschap mogelijk te maken.

Functieomschrijving

Als Hoofd DIV geeft u leiding aan de sectie Agenda en de Sectie Archief Dit  betekend dat u als hoofd DIV verantwoordelijk bent voor een juist beheer van alle documenten (records) waarmee de Bank haar handelingen bewijst. Dit houdt in volledigheid, authenticiteit, betrouwbaarheid, toegankelijkheid, raadpleegbaarheid en beschikbaarheid, nu en in de toekomst.

Hoofdtaken en verantwoordelijkheden. Het Hoofd DIV

• Ondersteunt bij het opstellen van het strategisch beleidsplan.
• Is verantwoordelijk voor de doorvertaling van het strategisch plan naar het afdelingsplan en concrete acties.
• Is verantwoordelijk voor het vaststellen en beheer van het budget.
• Draagt zorg voor de Administratieve Organisatie en de processen binnen de eigen afdeling.
• Ondersteund bij het uitwerken van overige beleidsvoorstellen.
• Adviseert de directie binnen eigen domein.
• Is verantwoordelijk voor de inrichting en implementatie van optimale werkprocessen en procedures.
• Draagt zorg voor de aansturing van de afdeling.
• Plant activiteiten en middelen binnen de afdeling, monitort de haalbaarheid en inventariseert en mitigeert mogelijke risico’s.
• Is verantwoordelijk voor budgetbeheer conform budget en financiële procedures
• Voert plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprekken in overeenstemming met de HR-plannings- en beoordelingscyclus.
• Coacht en faciliteert medewerkers om arbeidssatisfactie en vakbekwaamheid te verhogen.
• Draagt zorg voor het opstellen en updaten van een documentair structuurplan.
• Draagt zorg voor het bijhouden van een ordeningsplan.
• Draagt bij aan het ontwerpen en periodiek updaten van de selectielijst van de organisatie.
• Draagt zorg voor het systematisch archiveren van stukken volgens de gangbare systemen.
• Draagt zorg voor het uitlenen en terugvorderen van stukken/dossiers.
• Draagt zorg voor het verstrekken van informatie betreffende alle ingekomen en uitgaande stukken.
• Draagt zorg voor het selecteren van stukken die in aanmerking komen voor bewaring dan wel vernietiging.
• Ziet toe op goede administratie en archiefbeheer op de afdelingen.
• Onderhoudt contact met diverse financiële en andere instellingen/organisaties/ministeries betreffende ingekomen en uitgaande stukken.
• Draagt zorg voor de voortgangs- en afdoeningscontrole en voor het signaleren van ingekomen en uitgaande stukken voor afhandeling.
• Ziet toe op de uitvoering/naleving van voorschriften inzake brandbeveiliging van de archiefruimte.
• Is verantwoordelijk voor de periodieke rapportages over verrichte werkzaamheden aan de directe leidinggevende.

Functie-eisen

• Academische opleiding (BSc. (Rechtswetenschappen))
• HBO Archivaris B (DIV1 en DIV II opleiding)
• Opleiding Archiefverzorging & Administratieve organisatie
• Managementopleiding
• Minimaal 2 jaar ervaring in soortgelijke functie.
• Beheersing van MS Office Excel en Word;
• Stressbestendig en flexibel zijn;
• Hoog werktempo en deadlines kunnen naleven;
• Goed kunnen omgaan met details;

• Zowel in teamverband als individueel kunnen werken;
• Over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden beschikken, in zowel het Nederlands als Engels;
• Initiatiefrijk zijn en kwaliteitsgericht;
• Integer, betrouwbaar en accuraat zijn;

Solliciteren
Spreekt deze functie u aan en bent u toe aan een nieuwe uitdaging, dan ontvangen wij gaarne uw sollicitatiebrief en curriculum vitae tot uiterlijk 23 september 2024.

Deze kunt u verzenden naar de afdeling Human Resources Management van de Centrale Bank van Suriname via het e-mailadres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.   

Deze sollicitatie oproep is ook terug te vinden op de website van de Centrale Bank van Suriname, www.cbvs.sr en haar sociale media kanalen.

De Centrale Bank van Suriname (de Bank) zal in het kader van haar wekelijkse Openmarktoperaties (OMOs) op woensdag 11 september 2024 haar veiling van termijndeposito’s (TD’s) continueren. Op deze veiling zal de Bank naast het 1-weeks TD-instrument, ook het 1-maands en het 3-maands TD-instrument veilen. Het doel van deze veiling is om overtollige liquiditeiten in het bankensysteem af te romen, teneinde de basisgeldhoeveelheid doelstelling voor het jaar 2024 te realiseren. De basisgeldhoeveelheid doelstelling die gerealiseerd moet worden voor de maand september bedraagt SRD 18,2 miljard.

Bij de veiling gehouden op woensdag 4 september 2024 heeft de Bank de 1-weekse, 1-maandse en 3-maandse TD-instrumenten geveild. Het aangekondigd OMO-volume bedroeg SRD 1.300,- miljoen. De algemene banken hebben tijdens de veiling SRD 1.497,6 miljoen geboden, waarvan SRD 1.214,- miljoen is toegewezen door de Bank.

De Bank continueert haar geld verkrappend beleid. Voor de veiling van woensdag 11 september 2024 zal een OMO-volume van SRD 1.200,- miljoen gelden. Hiervan zal voor het 1-weeks, 1-maands en het 3-maands TD-instrument SRD 400,- miljoen respectievelijk worden geveild. De veiling van de termijndeposito’s is open van 08:00 uur tot en met 10:30 uur.

De algemene banken kunnen hun biedingen plaatsen in een daarvoor bestemd veilingbiedformulier onder vermelding van het biedbedrag en de gewenste rente. De ingevulde veilingbiedformulieren dienen uitsluitend te worden gemaild naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

De gegevens van het 1-weeks termijndeposito zijn als volgt:

De gegevens van het 1-maands termijndeposito zijn als volgt:

De gegevens van het 3-maands termijndeposito zijn als volgt:

Paramaribo, 9 september 2024

CENTRALE BANK VAN SURINAME

Functie: medewerker Archief

Voor de afdeling Documentaire Informatie Verzorging sectie Archief is de Bank op zoek naar archiefmedewerkers.

De sectie Archief van de afdeling DIV

Het Archief is de bewaarplaats van belangrijke gegevens die zijn vastgelegd in documentvorm als ook de verzameling van documenten die voor een bepaald doel vervaardigd zijn.

Het is om verschillende redenen belangrijk om documenten voor langere tijd of zelfs permanent te bewaren. De redenen hiertoe zijn:

Bedrijfsvoering en beleidsuitvoering

Archiefstukken kunnen een belangrijke rol spelen bij het bewaken van de voortgang van werkprocessen. Uit archiefstukken kun je informatie verkrijgen voor het bepalen en uitvoeren van beleid. Het kan bewijsstukken leveren over de toenmalige gang van zaken binnen de werkprocessen en kan ondersteuning bieden voor consistent handelen.

Archiefstukken maken het handelen van de diverse functionarissen controleerbaar. Uit het Archief kan blijken hoe beslissingen tot stand zijn gekomen en wie er verantwoordelijk voor waren.

Juridische verantwoording

Archieven zijn van belang voor eventueel toekomstige onderzoek. Zij leveren juridisch bewijsmateriaal. Wanneer er geen archiefmateriaal is, ontbreekt de bron die iets vertelt over het werkproces en dat maakt onderzoek al bij voorbaat onmogelijk.

Informatievoorziening

Het Archief is het geheugen- en daarmee de gegevensbron van de organisatie. Zonder een Archief kan de organisatie niet naar behoren functioneren.

Historisch waarde;

Archiefstukken zijn bronnen voor historisch onderzoek. In de statische fase hebben zij geen administratieve waarde meer, maar zij kunnen wel een historische waarde hebben. Zij geven aan; de oprichting, inrichting en ontwikkeling van de organisatie.

Het Archief is het geheugen van de Bank en daardoor is voor een goede bedrijfsvoering een goed archief onmisbaar.

Functieomschrijving

De medewerker-archief is verantwoordelijk voor het beschikbaar hebben- en stellen van een gesystematiseerde en toegankelijke semi-statisch en statisch archief voor de Bank. 

Hoofdtaken en verantwoordelijkheden. De medewerker:

• Zorgt mede voor het chronologisch rangschikken van afgehandelde stukken.
• Ordent, vormt en past dossiers aan.
• Voorziet de dossiers van een titelstrook met inhoudsomschrijving en legt deze systematisch op.
• Assisteert de chef bij diverse administratieve verwerking zoals het bijwerken van de inventaris.
• Ziet toe dat de uitleenadministratie effectief plaatsvindt.
• Ziet toe dat de inventarisatie binnen de Bank volgens de gangbare systemen plaatsvindt.
• Is tevens betrokken bij de selectieprocedure binnen de Bank.
• Helpt bij het distribueren, afsluiten en afvoeren van dossiers.
• Zorgt dat de archiefruimten schoon zijn en geeft indien nodig adviezen aan het sectiehoofd Archief daaromtrent.
• Rapporteert periodiek over verrichte werkzaamheden aan het sectiehoofd Archief
• Verricht alle in het verlengde van de functie liggende werkzaamheden

Functievereisten

• Middelbaar niveau: HAVO/VWO
• Archivaris C (DIV 1 OPLEIDING)
• Opleiding Archiefverzorging & administratieve organisatie
• Minimaal 2 jaar ervaring in soortgelijke functie.
• Beheersing van MS Office Excel en Word;
• Stressbestendig en flexibel zijn;
• Hoog werktempo en deadlines kunnen naleven;
• Goed kunnen omgaan met details;
• Zowel in teamverband als individueel kunnen werken;
• Over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden beschikken, in zowel het Nederlands als Engels;
• Initiatiefrijk zijn en kwaliteitsgericht;
• Integer, betrouwbaar en accuraat zijn;

Solliciteren
Spreekt deze functie u aan en bent u toe aan een nieuwe uitdaging, dan ontvangen wij gaarne uw sollicitatiebrief en curriculum vitae tot uiterlijk 23 september 2024.

Deze kunt u verzenden naar de afdeling Human Resources Management van de Centrale Bank van Suriname via het e-mailadres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Deze sollicitatie oproep is ook terug te vinden op de website van de Centrale Bank van Suriname www.cbvs.sr en haar sociale media kanalen.