Functie: HOOFD DOCUMENTAIRE INFORMATIEVERZORGING (DIV)

Voor de afdeling Documentaire Informatie Verzorging is de Bank op zoek naar een Hoofd DIV. 

De sectie Agenda en sectie Archief zult u als Hoofd DIV aansturen als teammanager Documentaire Informatieverzorging.

Wilt u zich inzetten voor de toekomstbestendige doorontwikkeling van de DIV in lijn met de verdere digitalisering van fysieke documenten d.m.v. automatisering? Kunt u de organisatie hierin mee laten ontwikkelen met oog voor onze medewerkers? Dan is dit de functie voor u.

Afdeling DIV

De afdeling DIV staat voor meer dan enkel postregistratie en archivering. Het wordt steeds belangrijker om tijdens de behandeling van zaken alle relevante informatie en documenten ter beschikking te hebben. Daar waar voorheen sprake was van een documentgeoriënteerde manier van werken spreken wij tegenwoordig van een procesgeoriënteerde manier van werken, ofwel het zaakgericht werken.

De rol van DIV hierin is belangrijker dan veelal wordt gedacht. Zaakgericht/procesgericht werken kent geen ander doel dan te voldoen aan in- en externe informatiebehoeften, toegankelijkheid van informatie te waarborgen, gestructureerd werken en verantwoording en afleggen van rekenschap mogelijk te maken.

Functieomschrijving

Als Hoofd DIV geeft u leiding aan de sectie Agenda en de Sectie Archief Dit  betekend dat u als hoofd DIV verantwoordelijk bent voor een juist beheer van alle documenten (records) waarmee de Bank haar handelingen bewijst. Dit houdt in volledigheid, authenticiteit, betrouwbaarheid, toegankelijkheid, raadpleegbaarheid en beschikbaarheid, nu en in de toekomst.

Hoofdtaken en verantwoordelijkheden. Het Hoofd DIV

• Ondersteunt bij het opstellen van het strategisch beleidsplan.
• Is verantwoordelijk voor de doorvertaling van het strategisch plan naar het afdelingsplan en concrete acties.
• Is verantwoordelijk voor het vaststellen en beheer van het budget.
• Draagt zorg voor de Administratieve Organisatie en de processen binnen de eigen afdeling.
• Ondersteund bij het uitwerken van overige beleidsvoorstellen.
• Adviseert de directie binnen eigen domein.
• Is verantwoordelijk voor de inrichting en implementatie van optimale werkprocessen en procedures.
• Draagt zorg voor de aansturing van de afdeling.
• Plant activiteiten en middelen binnen de afdeling, monitort de haalbaarheid en inventariseert en mitigeert mogelijke risico’s.
• Is verantwoordelijk voor budgetbeheer conform budget en financiële procedures
• Voert plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprekken in overeenstemming met de HR-plannings- en beoordelingscyclus.
• Coacht en faciliteert medewerkers om arbeidssatisfactie en vakbekwaamheid te verhogen.
• Draagt zorg voor het opstellen en updaten van een documentair structuurplan.
• Draagt zorg voor het bijhouden van een ordeningsplan.
• Draagt bij aan het ontwerpen en periodiek updaten van de selectielijst van de organisatie.
• Draagt zorg voor het systematisch archiveren van stukken volgens de gangbare systemen.
• Draagt zorg voor het uitlenen en terugvorderen van stukken/dossiers.
• Draagt zorg voor het verstrekken van informatie betreffende alle ingekomen en uitgaande stukken.
• Draagt zorg voor het selecteren van stukken die in aanmerking komen voor bewaring dan wel vernietiging.
• Ziet toe op goede administratie en archiefbeheer op de afdelingen.
• Onderhoudt contact met diverse financiële en andere instellingen/organisaties/ministeries betreffende ingekomen en uitgaande stukken.
• Draagt zorg voor de voortgangs- en afdoeningscontrole en voor het signaleren van ingekomen en uitgaande stukken voor afhandeling.
• Ziet toe op de uitvoering/naleving van voorschriften inzake brandbeveiliging van de archiefruimte.
• Is verantwoordelijk voor de periodieke rapportages over verrichte werkzaamheden aan de directe leidinggevende.

Functie-eisen

• Academische opleiding (BSc. (Rechtswetenschappen))
• HBO Archivaris B (DIV1 en DIV II opleiding)
• Opleiding Archiefverzorging & Administratieve organisatie
• Managementopleiding
• Minimaal 2 jaar ervaring in soortgelijke functie.
• Beheersing van MS Office Excel en Word;
• Stressbestendig en flexibel zijn;
• Hoog werktempo en deadlines kunnen naleven;
• Goed kunnen omgaan met details;

• Zowel in teamverband als individueel kunnen werken;
• Over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden beschikken, in zowel het Nederlands als Engels;
• Initiatiefrijk zijn en kwaliteitsgericht;
• Integer, betrouwbaar en accuraat zijn;

Solliciteren
Spreekt deze functie u aan en bent u toe aan een nieuwe uitdaging, dan ontvangen wij gaarne uw sollicitatiebrief en curriculum vitae tot uiterlijk 23 september 2024.

Deze kunt u verzenden naar de afdeling Human Resources Management van de Centrale Bank van Suriname via het e-mailadres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.   

Deze sollicitatie oproep is ook terug te vinden op de website van de Centrale Bank van Suriname, www.cbvs.sr en haar sociale media kanalen.