Functie: medewerker Archief

Voor de afdeling Documentaire Informatie Verzorging sectie Archief is de Bank op zoek naar archiefmedewerkers.

De sectie Archief van de afdeling DIV

Het Archief is de bewaarplaats van belangrijke gegevens die zijn vastgelegd in documentvorm als ook de verzameling van documenten die voor een bepaald doel vervaardigd zijn.

Het is om verschillende redenen belangrijk om documenten voor langere tijd of zelfs permanent te bewaren. De redenen hiertoe zijn:

Bedrijfsvoering en beleidsuitvoering

Archiefstukken kunnen een belangrijke rol spelen bij het bewaken van de voortgang van werkprocessen. Uit archiefstukken kun je informatie verkrijgen voor het bepalen en uitvoeren van beleid. Het kan bewijsstukken leveren over de toenmalige gang van zaken binnen de werkprocessen en kan ondersteuning bieden voor consistent handelen.

Archiefstukken maken het handelen van de diverse functionarissen controleerbaar. Uit het Archief kan blijken hoe beslissingen tot stand zijn gekomen en wie er verantwoordelijk voor waren.

Juridische verantwoording

Archieven zijn van belang voor eventueel toekomstige onderzoek. Zij leveren juridisch bewijsmateriaal. Wanneer er geen archiefmateriaal is, ontbreekt de bron die iets vertelt over het werkproces en dat maakt onderzoek al bij voorbaat onmogelijk.

Informatievoorziening

Het Archief is het geheugen- en daarmee de gegevensbron van de organisatie. Zonder een Archief kan de organisatie niet naar behoren functioneren.

Historisch waarde;

Archiefstukken zijn bronnen voor historisch onderzoek. In de statische fase hebben zij geen administratieve waarde meer, maar zij kunnen wel een historische waarde hebben. Zij geven aan; de oprichting, inrichting en ontwikkeling van de organisatie.

Het Archief is het geheugen van de Bank en daardoor is voor een goede bedrijfsvoering een goed archief onmisbaar.

Functieomschrijving

De medewerker-archief is verantwoordelijk voor het beschikbaar hebben- en stellen van een gesystematiseerde en toegankelijke semi-statisch en statisch archief voor de Bank. 

Hoofdtaken en verantwoordelijkheden. De medewerker:

• Zorgt mede voor het chronologisch rangschikken van afgehandelde stukken.
• Ordent, vormt en past dossiers aan.
• Voorziet de dossiers van een titelstrook met inhoudsomschrijving en legt deze systematisch op.
• Assisteert de chef bij diverse administratieve verwerking zoals het bijwerken van de inventaris.
• Ziet toe dat de uitleenadministratie effectief plaatsvindt.
• Ziet toe dat de inventarisatie binnen de Bank volgens de gangbare systemen plaatsvindt.
• Is tevens betrokken bij de selectieprocedure binnen de Bank.
• Helpt bij het distribueren, afsluiten en afvoeren van dossiers.
• Zorgt dat de archiefruimten schoon zijn en geeft indien nodig adviezen aan het sectiehoofd Archief daaromtrent.
• Rapporteert periodiek over verrichte werkzaamheden aan het sectiehoofd Archief
• Verricht alle in het verlengde van de functie liggende werkzaamheden

Functievereisten

• Middelbaar niveau: HAVO/VWO
• Archivaris C (DIV 1 OPLEIDING)
• Opleiding Archiefverzorging & administratieve organisatie
• Minimaal 2 jaar ervaring in soortgelijke functie.
• Beheersing van MS Office Excel en Word;
• Stressbestendig en flexibel zijn;
• Hoog werktempo en deadlines kunnen naleven;
• Goed kunnen omgaan met details;
• Zowel in teamverband als individueel kunnen werken;
• Over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden beschikken, in zowel het Nederlands als Engels;
• Initiatiefrijk zijn en kwaliteitsgericht;
• Integer, betrouwbaar en accuraat zijn;

Solliciteren
Spreekt deze functie u aan en bent u toe aan een nieuwe uitdaging, dan ontvangen wij gaarne uw sollicitatiebrief en curriculum vitae tot uiterlijk 23 september 2024.

Deze kunt u verzenden naar de afdeling Human Resources Management van de Centrale Bank van Suriname via het e-mailadres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Deze sollicitatie oproep is ook terug te vinden op de website van de Centrale Bank van Suriname www.cbvs.sr en haar sociale media kanalen.